19.08.2014

Wie sich ein Berufsbild verändert hat

Multitalent Pfarrsekretärin

Termine koordinieren, Schreiben aufsetzen – das gehörte vor rund 20 Jahren zu den klassischen Aufgaben in einem Pfarrbüro. Heute brauchen Pfarrsekretärinnen wie Anja Lauhoff aus Bad Iburg auch kaufmännische Kenntnisse und seelsorgliche Fähigkeiten. Denn für viele Menschen sind sie die erste Anlaufstelle, wenn es um Sorgen und Nöte rund um das Gemeindeleben geht. 

 

Mit ein paar Mausklicks zur richtigen Antwort: Pfarrsekretärin Anja Lauhoff ist die erste Anlaufstelle bei vielfältigen Fragen rund um die Kirchengemeinde. Foto: Anna Eckart

Wenn Anja Lauhoff frühmorgens ins Büro kommt, ist es keine Seltenheit, dass sie fast 20 Anrufe verpasst hat. „Daran habe ich mich schnell gewöhnt. Nach einem Wochenende sind es noch mehr“, sagt sie und lacht beherzt. Denn als Pfarrsekretärin ist sie natürlich nicht rund um die Uhr erreichbar. Seit 13 Jahren ist Lauhoff in der St.-Clemens-Gemeinde in Bad Iburg tätig. Und dass in einem Pfarrbüro kein Tag wie der andere ist, weiß sie nur zu gut. „Es gibt Tage, da klingelt das Telefon ununterbrochen. Da heißt es für mich flexibel sein und zuerst die dringenden Aufgaben meistern.“

Die Arbeit im Pfarrsekretariat ist für Anja Lauhoff aber mehr als ein Bürojob. „Hier ist es nie langweilig, denn man hat mit den unterschiedlichsten Menschen zu tun“, sagt die gebürtige Bad Iburgerin. Von Gesprächen zur Taufe bis hin zur Verwaltung der Konten und der Kirchenbücher sowie Friedhofs- und Pfarrheimangelegenheiten erstreckt sich die Aufgabenpalette. „Hinzu kommen die vielen persönlichen Angelegenheiten, mit denen mich Gemeindemitglieder im Pfarrbüro besuchen.“

Vielfältig ist die Tätigkeit im Pfarrbüro ohnehin: Ob Termine koordinieren, Dienstgespräche führen, die Homepage betreuen oder mit Trauernden sprechen – die Aufgaben haben sich in den vergangenen Jahren auch für Anja Lauhoff geändert. „Während früher eher die klassische Büroarbeit wichtig war, steht heute viel mehr der Umgang mit den Menschen im Mittelpunkt.“ Häufig ist eine Pfarrsekretärin wie Lauhoff die erste Ansprechpartnerin, wenn Menschen in eine schwere und traurige Lebenssituation kommen und mit einem Seelsorger sprechen möchten. „Dann sind insbesondere Einfühlungsvermögen, Taktgefühl und vor allem Diskretion gefragt. Man muss sich einfach auf die Menschen einlassen,“ sagt Anja Lauhoff.

Doch was muss man mitbringen, um als Pfarrsekretärin arbeiten zu können? „Auf jeden Fall eine große Portion Organisationstalent“, antwortet die 43-Jährige blitzschnell. Aber auch flexibel, kreativ und geduldig sollte man sein. „Jeden Tag kommen viele Menschen mit ihren persönlichen Anliegen zu mir.“ Wichtig sei es, die Arbeit mit Herz zu machen und den Gesprächspartnern zuzuhören: „Niemand darf einem egal sein. Die Kirche ist für die Menschen da und wir Mitarbeiter auch.“

Spagat zwischen Rendantin und Pfarrsekretärin

Angefangen hat ihre Arbeit im Pfarrbüro von St. Clemens im Jahr 2001. „Ich konnte mir unter dem Beruf nichts vorstellen. Früher hatte ich ein recht altmodisches Bild von einer Pfarrsekretärin“, gibt Laufhoff zu. Das habe sich aber schnell geändert. Für die gelernte Fremdsprachenkorrespondentin war es von Vorteil, dass sie zuvor im betriebswirtschaftlichem Bereich tätig war. „Ich wäre sonst mit den ganzen Daten überfordert gewesen. Besonders, da mit den Jahren die Arbeit am Computer zugenommen hat.“ Auch das habe sich im Vergleich zu ihrer Anfangszeit geändert. Hinzu kommt für Lauhoff außerdem die Arbeit als Rendantin für den Kindergarten St. Nikolaus. Sie ist sowohl für die Rechnungen als auch für die Personalverwaltung des Kindergartens zuständig. „Der Spagat zwischen Pfarrbüro und Rendantin ist nicht immer einfach. Jemand ohne kaufmännisches Verständnis hat es da sicherlich schwerer“, sagt Anja Lauhoff.

Daher ist in ihren Augen auch keineswegs mehr von der klassischen Arbeit im Pfarrbüro zu sprechen. „Eigentlich sind wir Sachbearbeiterinnen. Wir managen, wir rechnen, wir organisieren. Unsere Arbeit geht weit über Briefe schreiben und Termine vereinbaren hinaus“, betont sie.

Der Beruf der Pfarrsekretärin ist kein Lehrberuf, so dass es auch keine eigene Berufsausbildung gibt. Regelmäßige Fort- und Weiterbildungen sind dennoch notwendig. Im Bistum Osnabrück werden sie vom Berufsverband der Pfarrsekretärinnen veranstaltet. „Einmal im Jahr nehme ich mit meinen Kolleginnen im Haus Ohrbeck an den Weiterbildungen teil. In diesem Jahr habe ich mich bewusst für das Thema Trauerarbeit entschieden“, erzählt Anja Lauhoff. Der Kontakt mit Menschen ist das A und O in ihrem Job. Ebenso wie ihre Anliegen. „Gerade im Todesfall möchte ich angemessen regieren können und die richtigen Worte finden.“

Anna Eckart

 

 

Zur Sache

Ob Quereinsteiger oder jahrelanger Kirchenprofi – Haus Ohrbeck bietet regelmäßige Grundkurse für die Arbeit als Pfarrsekretärin an. Der nächste Kurs findet von Mittwoch bis Sonntag, 18. bis 22. Februar, statt. Weitere Informationen zum Kurs im Haus Ohrbeck unter Telefon 0 54 01/33 60. Informationen zum Thema erhalten Sie beim Berufsverband der Pfarrsekretärinnen der Diözese Osnabrück unter Telefon 05 41/18 67 63.